Na Castlefirth, perguntam-nos frequentemente: «Como é que o Lean pode ajudar a minha empresa?» A resposta depende, obviamente, de muitos fatores, mas uma das formas é compreender como o trabalho é realizado e aplicar os cinco princípios do Lean.
Princípio 1: Especificar o que cria valor na perspetiva dos clientes
Procure sempre compreender as necessidades do cliente. Pense na quantidade de desperdício que existe quando um produto ou serviço é fornecido a um cliente e compare isso com o que ele realmente queria. Lembre-se de que a maioria dos processos contém mais de 90% de desperdício. Será que os seus clientes querem mesmo pagar-lhe por esse desperdício?
Princípio 2: Identificar todas as etapas ao longo de todo o fluxo de valor
Os fluxos de valor de uma organização atravessam normalmente as fronteiras entre departamentos e, por vezes, as da própria empresa. Compreende realmente a sequência de processos do início ao fim? Por exemplo, todas as etapas envolvidas na transformação da matéria-prima no produto acabado, o percurso do paciente desde o encaminhamento até ao tratamento e posterior alta, ou o processo de levar um novo produto ou serviço desde a conceção até ao lançamento? Muitas vezes otimizamos os silos verticais, mas precisamos de nos concentrar horizontalmente no item que está a ser produzido ou no serviço prestado. Isto ajuda-nos então a compreender as etapas que acrescentam valor e as que não acrescentam valor, as medidas de desempenho e as áreas a melhorar. Quando o fizermos, veremos que, normalmente, apenas 5% das atividades de um processo acrescentam valor, com 95% de desperdício e, portanto, oportunidade de melhoria.
Princípio 3: Facilitar o fluxo das ações que criam valor
Agora que compreendemos onde reside o valor acrescentado, precisamos de fazer com que esse valor circule. Redesenhe os processos para eliminar o desperdício, as irregularidades e a sobrecarga. Pense em como pode conceber um sistema que nunca atrase uma etapa de valor acrescentado devido a uma etapa que não acrescenta valor. Crie um trabalho padrão para fazer com que os itens fluam um de cada vez, em sintonia com o ritmo do sistema. O ritmo (ou tempo Takt) é definido pelas necessidades do cliente e, como fornecedor de produtos ou serviços, se não conhece o seu tempo Takt, como saberá organizar o seu processo, equipamento, pessoas e materiais para entregar o que eles querem, quando querem? Sem isto, há uma grande probabilidade de que os seus sistemas e processos sejam intrinsecamente desperdiçadores.
Princípio 4: Organizar-se de forma a que o cliente possa retirar os produtos no momento certo
Depois de definir o fluxo, adapte o sistema às necessidades do cliente. A nível macro, relacione isto com a procura real dos clientes. A nível micro, certifique-se de que cada atividade dentro do fluxo de valor só seja executada quando o próprio fluxo de valor o necessitar. Os sistemas «pull» desencadeiam o fluxo de atividades entre equipas que geram valor acrescentado e ajudam a eliminar grandes quantidades de desperdício.
Princípio 5: Procurar a perfeição através da eliminação contínua de camadas sucessivas de desperdício
Muitas vezes, temos uma mentalidade de melhoria que nos leva a querer fazer tudo na perfeição à primeira tentativa e obter o resultado completo. A abordagem Lean compreende que não é possível identificar todo o desperdício logo à primeira análise do fluxo de valor. Após o primeiro ciclo de melhoria, deve-se analisar novamente. O primeiro ciclo terá produzido resultados, mas também terá revelado o próximo nível de desperdício. Uma boa regra geral é repetir os ciclos pelo menos cinco vezes.