Tenho trabalhado com uma equipa que introduziu melhorias concretas na sua gestão de projetos através da implementação de algumas técnicas simples de gestão visual, estruturadas num Obeya.
Em muitas organizações, é comum encontrar gestores de projeto cuja função consiste em coordenar projetos. Estes gestores tentam fazer com que todos os departamentos e silos da organização trabalhem em conjunto para concretizar um projeto de maior envergadura. No entanto, muitas vezes o seu sucesso é limitado, uma vez que dispõem de pouca autoridade reconhecida e não possuem conhecimentos técnicos e funcionais suficientes para ajudar a tomar decisões rápidas; isto leva a frustrações e a um progresso lento. Temos constatado que trabalhar de forma colaborativa num Obeya pode quebrar as barreiras entre os silos, permitindo superar estes problemas do dia-a-dia.
Então, como é que se pode utilizar um Obeya na gestão de projetos e qual é a forma mais simples de criar um? Infelizmente, não existe uma resposta única; isso varia consoante o tipo de projeto e o setor em que se atua. No entanto, existem algumas características comuns que se podem observar num Obeya:
- Gestão visual – tornar visíveis o plano e o estado atual, para que os problemas possam ser identificados assim que surgem. Desta forma, a equipa pode resolver o problema certo no momento certo.
- Colaboração – a resolução de problemas na Obeya com base no Pensamento A3 obriga a equipa a resolver um problema de forma colaborativa, em vez de o passar para outra pessoa só porque «é função dela».
- Fluxo – a estrutura do Obeya deve promover um fluxo contínuo de trabalho e informação para o projeto. Isto garantirá que se trabalha no item correto, no momento certo, em consonância com a procura do cliente, seja este interno ou externo.
- Visão e orientação – quem é o utilizador final e quais são as suas necessidades. É muito frequente ver pessoas a trabalhar em projetos sem saberem realmente quem é o cliente.
Uma Obeya bem estabelecida com estas características deve permitir que as equipas usufruam dos seguintes benefícios:
- Proporciona um ambiente que permite à equipa conduzir o seu projeto de forma colaborativa e eficiente, reduzindo o desperdício e o tempo necessário para a sua conclusão.
- Pode ajudar a desenvolver os membros da equipa, capacitando-os para resolver problemas em tempo real e melhorando o seu trabalho dia após dia. Não se limitando a usar a sua capacidade intelectual apenas para resolver problemas urgentes.
- Proporciona um ambiente que permite manter a energia e o foco da equipa na prestação de produtos e serviços de alta qualidade sempre que o cliente o solicite.
Pode ver-se que um Obeya é muito mais do que apenas uma sala com recursos visuais; deve ser utilizado como um método de gestão de projetos baseado nos princípios Lean.