Quem está envolvido na melhoria de processos Lean sabe que dispomos de uma forma estruturada de promover melhorias revolucionárias; quem ainda não experimentou esta metodologia pode ser perdoado por se mostrar um pouco mais cético. No entanto, um ditado que nos ajuda a manter o foco e a continuar a alcançar estes resultados surpreendentes é «siga o processo».
É claro que afirmamos isto com confiança, sabendo que o processo funciona, mas nunca é mau relembrar-nos do poder deste processo que utilizamos.
Recentemente, estive a trabalhar com três equipas para implementar melhorias num hospital. O diretor do hospital deixou claro que estava entusiasmado com estas iniciativas, destinadas a ajudar as suas equipas a cuidar melhor dos doentes, mas também ficou evidente que se mostrava um pouco cético quanto ao tipo de resultados que lhe tinham sido prometidos. Afinal, tratava-se de afirmações ousadas e ele já estava convencido de que as suas equipas eram as melhores no que faziam e que já se empenhavam ao máximo no atendimento aos doentes.
As equipas de melhoria realizaram as suas atividades sob a orientação fantástica de alguns excelentes facilitadores, mas a meio da semana deparámo-nos com alguns obstáculos numa das equipas. Parecia difícil concretizar fisicamente algumas das mudanças de que precisávamos naquela semana e parecia que talvez não conseguíssemos atingir os resultados esperados. A equipa de facilitação Lean continuou a «insistir», mas parecia uma luta árdua e estavam prestes a aceitar o fracasso.
No entanto, seguiram o processo e, para sua surpresa, o cliente acabou por implementar as alterações previstas! Afinal, também estavam muito entusiasmados com a perspetiva dessas mudanças e todos ficámos impressionados com o quanto conseguiram concretizar, em colaboração com as suas equipas de TI e de instalações, no curto espaço de tempo disponível. Uma redução de 23% no tempo total de intervenção necessário por parte do pessoal é, sem dúvida, uma grande melhoria.
O melhor de tudo foi que esta foi apenas uma das três atividades realizadas nessa semana. Uma das iniciativas permitiu uma redução de até 40% no tempo de espera dos pacientes e a outra, uma redução entre 13% e 62% nos vários prazos de emissão dos relatórios de diagnóstico.
Se alguma vez houve algo que reforçasse o princípio de «seguir o processo», era isto.
Parabéns à equipa do hospital e obrigado pela excelente coordenação da equipa Lean.