A resolução de problemas e a implementação de medidas corretivas implicam deslocar-se ao local onde o problema se verifica, ou seja, ao Gemba. Devemos envolver a equipa afetada pelo problema e utilizar todos os nossos sentidos: ouvir, ver e tocar no problema, a fim de compreender plenamente a sua natureza.
Ao abordar esta questão, deve procurar ser simples e direto. É melhor utilizar uma metodologia simples e direta, e o A3 Thinking é ideal para o efeito. Pense nisto como um «Projeto numa Página» que utiliza mecanismos de resolução de problemas já existentes, tais como o ciclo Plan-Do-Check-Act e a Resolução Prática de Problemas.
Um erro comum que as pessoas cometem é tentar resolver muitos problemas ao mesmo tempo. Tente encarar isto de outra forma – que tal o «fluxo de um problema»? Por outras palavras, concentre-se em resolver bem cada problema individualmente e de forma adequada, para garantir que não voltem a ocorrer.
Assim que cada problema estiver resolvido, passe ao seguinte, resolva-o e siga em frente. O foco deve estar na qualidade dos problemas resolvidos, e não na quantidade.
Aqui ficam algumas dicas para o ajudar a dar os primeiros passos.
- Lembre-se de que, com esta abordagem de resolução de problemas em equipa, não devemos tentar resolver o problema sentados atrás da nossa secretária. Temos de ir sempre ao Gemba (ou seja, ao local de trabalho)
- Em seguida, comece a definir o problema. Compreenderá que um problema bem definido é um problema meio resolvido. Assim, para o ajudar a definir o problema, poderá ser necessário realizar algumas análises. Os dados, e não as opiniões, constituem o primeiro passo na definição do problema.
- Seja o mais claro e preciso possível. Evite começar por problemas vagos, como «Acho que temos um problema de qualidade na área “xyz”; por favor, dê uma olhadela nisso por mim».
- É importante que se comece por resolver o problema mais grave. Esta abordagem deve ser ponderada em relação ao cumprimento dos objetivos da Análise do Fluxo de Valor e/ou dos objetivos empresariais. Assim, quanto mais bem definida for a razão para agir, mais concentrados poderemos estar na resolução do problema.
O mais importante é começar. Não adies o início das mudanças para melhor.
No entanto, é compreensível que se pergunte por onde começar, uma vez que há tantos problemas a ocorrerem ao mesmo tempo. Se for esse o caso, certifique-se de dar uma oportunidade à equipa, utilizando primeiro a análise de Pareto para concentrar os esforços nos poucos pontos vitais, em vez de nos muitos pontos triviais.
Este tipo de enfoque ajudará realmente a direcionar a melhoria para obter os melhores resultados.