Acabei de regressar de uma viagem pelo Oriente e passei bastante tempo tanto na China como no Japão, o que foi uma experiência e tanto.
Tal como muitos de nós que já viajámos para esses locais sem saber falar mandarim ou japonês, a ideia de me deslocar sozinho era assustadora, sobretudo porque as minhas capacidades de orientação no Reino Unido não são propriamente conhecidas pela sua precisão.
Sempre que o nosso ambiente muda, estamos constantemente à procura de pistas, e os nossos olhos são o nosso melhor recurso, uma vez que até 80% das nossas impressões são obtidas através da visão. Por isso, quando nos deslocamos a um local onde nunca estivemos, precisamos de tentar orientar-nos. A facilidade com que o fazemos depende da interpretação que damos às informações captadas pelos nossos olhos.
Felizmente, estamos bem cientes disso há séculos, pelo que nos orientamos através de sinais, cores, formas, símbolos e, mais recentemente, meios eletrónicos.
Imagine conduzir pelo Reino Unido antes da era dos sistemas de navegação por satélite. Conseguíamos orientar-nos bastante bem em zonas onde nunca tínhamos estado, recorrendo às marcações rodoviárias e à sinalização. Sabemos para onde ir, onde não podemos ir, quando parar e quando podemos avançar.
Para mim, o verdadeiro teste para avaliar a eficácia dos nossos esforços em mostrar como interagir com um ambiente e compreendê-lo é a capacidade de um recém-chegado compreender as regras locais. E, além disso, cumpri-las sem ter de procurar alguém a quem perguntar. Uma tarefa que me levou bastante tempo nos destinos que visitei recentemente.
Sempre que chego a um novo local de trabalho, procuro compreender o que se passa sem ter de perguntar à equipa. Este é o teste para avaliar até que ponto compreenderam os princípios da gestão visual e o valor da sua implementação. Estamos, naturalmente, a tentar eliminar os muitos desperdícios associados à falta de compreensão. É essa falta de compreensão que acrescenta tempo extra ao nosso trabalho, tempo que poderia ser utilizado para fazer algo que acrescentasse muito mais valor. A equipa não deveria ter de andar de um lado para o outro ou esperar para perguntar a alguém. Não deveria haver suposições ou adivinhações sobre o que fazer a seguir, não deveria haver erros e, portanto, nenhum retrabalho físico ou mental.
Este é o princípio da Gestão Visual. Utilizamo-lo todos os dias para decidir o que fazer a seguir. Quanto melhor for a representação visual, maiores são as nossas hipóteses de compreender corretamente a situação e de tomar a decisão certa à primeira tentativa.
É fundamental que a equipa consiga sempre compreender a sua situação atual sem precisar de ajuda. A equipa deve ser capaz de visualizar o fluxo total do processo e compreendê-lo de forma rápida e simples, sem erros. Está tudo a correr bem ou há algum problema? Por isso, estou sempre atento às pessoas que trabalham no processo. Sabem o que se está a passar? Estão a realizar o seu trabalho de forma eficaz ou parecem frustradas?
Esta pode ser uma excelente forma de avaliar o grau de implementação da metodologia Lean num local de trabalho. A importância das normas é conhecida e complementada com recursos visuais? A equipa sabe o que precisa de alcançar e se está no bom caminho? Consegue identificar um desvio e está a utilizar os dados para orientar as suas ações?
Vale a pena experimentar por si mesmo. Dirija-se a um local da sua organização onde raramente vai. Tem uma ideia clara do que se passa lá? Como está o desempenho do processo? Sabe onde pode e onde não pode ir? Em ambientes de produção – está em segurança?!
Outro aspeto que me interessa é a frequência com que os anfitriões se empenham em mostrar-me as novas máquinas, os meandros de um pacote de software dispendioso e os pormenores técnicos de uma tarefa específica. Gosto de observar por cima do ombro deles e ver o que se passa entre essas tarefas. Gosto de me concentrar em observar o fluxo. Procuro o inventário no chão de fábrica, que me diz mais sobre o estado do processo do que as especificações de uma máquina. Procuro pilhas de papel, filas de pessoas e os níveis de frustração dos trabalhadores que não conseguem realizar as suas tarefas com facilidade.
A gestão visual é fundamental para percebermos o que se passa, se estamos a cumprir os requisitos e onde estamos a falhar. Temos de ser capazes de compreender o nosso ambiente, temos de ser capazes de perceber o fluxo e, em última análise, temos de ser capazes de identificar rapidamente uma situação ou um problema e reagir.
Espero que este princípio venha a ser reconhecido na China, pois assim talvez tivesse tido oportunidade de conhecer mais cidades interessantes do que as que visitei.